授課方式：啟發式互動教學、小組討論、案例分析、角色扮演、培訓游戲、模擬演練

課程時間：2天；6小時/天

授課對象：1～3年工作經驗的初級秘書助理，及有志從事文秘工作的人士

課程意義：

數百年來，各行各業都有文秘工作，它是一項常青的、不可或缺的職業，也是當今很多年輕人向往的職業。文秘是領導的得力助手，接待、策劃會議、溝通、談判、公文寫作、函電、形象設計、公關關系都離不開文秘的工作。高水平的文秘工作是保證領導和組織工作效率的重要條件，文秘的形象更是代表著單位的整體形象。但做一個專業的、出色的秘書卻不是一件容易的事，需要通過職業化的訓練和實際工作的歷練才能完成。本課程專門針對目前職場專業文秘工作面設計，通過兩天系統化的梳理和強化，相信會給您最專業的職業指導。

課程收益：

1.了解專業秘書/助理的職責與角色，工作范圍與未來展望。

2.學習提升工作效率的技巧，包含檔案管理、時間管理、會議管理，以及上司的行程管理。

3.學習職場中的人際關系處理與溝通協調技巧，成為上司的得力助手。

4.學習專業秘書/助理的禮儀與應對技巧，塑造專業的形象。

課程大綱：

第一講：專業秘書/助理的角色認知

一、專業秘書/助理的定義與職業價值

1.行政人員的角色扮演：管家、助手、人際

2.企業需要什么樣的行政人員

二、認清秘書/助理的十四項職責

三、專業秘書/助理必備的技能與素質

四、準確自我定位

1.初級：事務性文員

2.中級：事務性文員+協助管理

3.高級：獨立管理+事務處理

五、專業秘書/助理的工作法則

1.擺正位置

2.積極主動

3.細心準確

4.嚴守機密

5.誠懇有禮

第二講：如何提升文秘工作效率

一、高效率的文檔管理技巧

1.文檔管理的方法、原則及流程

2.高效名片管理-大大提升老板業務能力

3.如何運用信息科技進行客戶關系管理

4.高效助理秘書必備之文書管理技巧

5.如何成為全方位信息整合工作者

二、如何為上司與自己管理時間

1.80/20原理的應用

2.優先級的排定

3.避免秘書人員的時間管理陷阱

4.如何優化上司的時間安排

三、會議管理技巧

1.會議 ( 活動 ) 的種類

2.會議的流程管理：會前準備；會中協助；會后管理

3.會議記錄訓練

四、上司出差行程管理技巧

1.行前安排

2.為上司搜集資料

3.制定完備行程表

第三講：專業秘書/助理人際溝通技巧

一、成功溝通的秘訣

1.溝通的定義

2.溝通的雙向性

3.保證溝通成功的三原則

二、有效職場溝通技巧

1.人際風格的類型：DISC工具導入

2.如何與上司溝通

3.如何與同事溝通

4.如何與客戶溝通

三、上司需要什么樣的秘書/助理：白骨精溝通高招

1.積極傾聽

2.同理心

3.正向引導法

4.贊美法

第四講：專業秘書/助理的形象塑造

一、女性行政人員的著裝要求

1.職業裝的選擇

2.鞋、襪、包的搭配

3.巧用首飾、絲巾及其它配飾

二、男性行政人員的著裝要求

1.公務西裝的選擇

2.穿西裝的十大誤區

3.襯衫、領帶、皮帶、鞋、襪的選擇與搭配

三、專業秘書/助理的場合著裝

1.正式嚴肅的會議場合

2.商務休閑的辦公場合

3.優雅從容的社交場合

四、合宜的儀表修飾

化妝、修面、發型

五、專業的儀態

站、坐、走、蹲、手勢、微笑

第五講：專業秘書/助理的禮儀與應對技巧

一、商務用語禮儀

1.交談禮儀

2.接打電話禮儀與技巧

3.電子禮儀：電子郵件、手機、傳真等

二、商務往來禮儀

1.專業的接待態度

2.招呼技巧

3.介紹時的原則

4.握手技巧

5.交換名片

6.行進間、乘坐電梯、坐車的禮儀

7.不同的送客方式

8.拜訪的宜與不宜

9.饋贈禮儀

三、商務餐飲禮儀

1.中式：請客吃飯的藝術；桌位；點菜；上菜順序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶

2.西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐

最后：結束語

一、分享與回顧

二、行動計劃