2、體系文件編寫的原則和技巧

OHSAS18001職業健康安全管理體系文件的系統性：

a) 用人單位應系統的考慮職業安全健康管理體系全部要素的要求和規定；

b) 所有文件應按統一規定的方法編輯成冊；

c) 各層次文件在邏輯上應涉及職業安全健康管理體系中一個獨立的部分。

OHSAS18001職業健康安全管理體系文件的法規性：

a) 體系文件應符合職業安全健康管理體系審核規范，以及國家或主管部門的有關法律法規及其它要求；

b) 文件一旦批準實施，就必須作為用人單位的內部法規認真執行；

c) 文件修改只能按規定的程序進行。

OHSAS18001職業健康安全管理體系文件的協調性：

a) 用人單位的其他管理規定應與體系文件的所有規定相協調；

b) 體系文件之間應相互協調；

c) 體系文件應與有關技術性標準相協調；

d) 處理好各種接口，避免職責不清。

1） 體系文件可作為用人單位OHSAS18001職業健康安全管理體系有效運行及其保持性的客觀證據（適用性、有效性的證據）。向管理者、相關方、第三方審核機構證實用人單位OHSAS18001職業健康安全管理體系的運行情況。

2）對審核來說，體系文件可作為下列方面的客觀證據：

a) 危害因素已被辨識評價并得到控制；

b) 有關活動的管理程序已被確定并得到批準和實施；

c) 有關活動處于全面的監督管理之中；

d) 職業安全健康績效和持續改進等。

OHSAS18001職業健康安全管理體系文件的見證性：

OHSAS18001職業健康安全管理體系文件的唯一性

a） 對于一個用人單位，其職業安全健康管理體系文件是唯一的；

b) 對體系文件的理解是唯一的。

OHSAS18001職業健康安全管理體系文件的適用性：

a）體系文件的編制和形式應根據審核規范的要求、充分考慮用人單位規模、業務活動的特點及風險性和復雜性，采取不同的形式；

b）體系文件的詳略程度應與人員的素質相適應；

c） 所有文件的規定都能夠在實際工作中得到貫徹實施。文件編寫技巧職業安全健康管理體系審核規范共有17個要素，其中4.2職業安全健康方針；4.3.3目標；4.3.4職業健康管理體系方案；4.4.1機構和職責；4.4.4文件化；4.6管理評審等6個要素要求形成文件，未作程序要求，其余11個要素要求建立和保持程序。對于只要求形成文件而未要求建立程序的6個要素 , 由于沒有程序文件支持，在管理手冊中描述應盡量詳細、具體。文件編寫技巧文件編寫方式一般有以下幾種：

（1）自上而下依次展開方式。按管理手冊、程序文件、記錄的順序編寫，這有利于上一層和下一層次文件的銜接、協調。

（2）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式。先編寫程序文件，再開始概括表述管理手冊以及作業文件等基礎性文件的編寫。

（3）自下而上的編寫的方式。按基礎性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫。具體采用那種方式可根據用人單位具體情況而定。